近年来，视频会议越来越成为党政机关大型会议的常见形式。我们在工作中注意不断总结视频会议的办会经验，认为办好视频会议，关键是要把握好会前准备、会中服务和会后复盘三个环节，做到“三早三细三实”，确保会议顺畅、安全、高效。
会前准备要趁“早”
凡事预则立。视频会议保障点多面广，需要提前规划、早做功课，根据会议主题，设计环节、列出流程，及早开展需求对接、会场布置和联调彩排等工作。
需求对接要趁“早”。需求对接的主要任务是与相关分会场在会前就会议主题、规模、议程等要素进行充分沟通，全面摸清情况，科学制订方案，确定会议场地、人数以及导播计划。会议方案一经确定，及时发出预通知，启动多部门协作机制，对会场设置、参会人员、新闻报道、视频设备等逐项进行研究确定。如涉及视频调度的应急处置会议，要提前对分会场提出连线要求，确保信号畅通，并将拟连线的名单提供给主持召开会议的领导掌握。
会场布置要趁“早”。视频会议要根据参会人员规模、是否播放视频短片、汇报发言安排和保密要求，综合考虑会场的空间结构和视频采集效果、图像显示效果等，选择合适的会场。合理规划人员动线，防止人员踩踏线路、误触设备、遮挡镜头；坚持需求导向，在主会场的主席台前科学设置屏幕，同步播放分会场画面或演示文稿，注意屏幕位置、尺寸、角度；会议涉及分会场发言、播放视频短片或使用演示文稿汇报发言时，在主席台两侧设置电子屏幕，供主会场参会人员观看；突出画面效果，重点关注主席台领导和发言代表，确保画面协调、面光合理、颜色柔和、照度适宜，会场桌椅、背景等布置要符合会议特点，避免反光，富有层次感，台卡要字号适宜、颜色醒目，确保在视频画面中清晰可见。
联调彩排要趁“早”。要根据不同类型的会议特点和系统特性，分类设计演练方案，全流程、全环节、全要素开展会前测试演练。只有主会场发言的会议，要重点检查线路、镜头、话筒等，确保分会场收听收看质量；有分会场发言和播放演示文稿的会议，要精心组织彩排，测试确认所有分会场的视听效果。如遇会议议程多、环节复杂、信号切换频繁等情况，议程设置上要预留排障时间，做好主备路视频系统演练和调校，一般在会前半天至一天开展一次联调联试，主要检查会议线路、音视频设备、灯光等；会前1小时左右，提前开启视频会议系统，再次检查确认所有设备，确保运行正常、准备就绪。
现场服务要落“细”
视频会议涉及多个会场，一旦直播出现疏漏难以补救，必须紧紧围绕议程，时刻关注进度，盯紧重点人员、重要环节和关键事项，严格落实标准化流程化清单化要求，严丝合缝、落细落小，在细节上下足功夫。
责任标准要“细”。针对不同会议的主题、特点和需求，将每场视频会议项目化责任化清单化，从会议筹备到会议服务，从服务人员到设施设备，从会场桌椅到用品管理，从环境质量到服务评价，都要做到“事事定标准”。对会场布置、报到签到、材料发放、引导入座、分组讨论、代表发言、茶水服务、音画控制、会议记录等现场服务事项逐一列出清单、明确标准。严格对照标准化流程检查会前准备工作，做到有人就有工作标准、有事就有质量标准、有物就有管理标准，强化流程规范，提升服务品质。
人员服务要“细”。会议进行中要持续通过工作自查，对重点服务工作进行细化，做到分工到位、责任到人，确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。主分会场设置常规服务岗，负责到会提醒、入场引导、温度控制、流程衔接、文件递送和现场维护；控制中心设置调度岗，实时监控会场情况，及时调整音量、视频角度和切换视频画面等，第一时间排除视频会议过程中出现的屏闪、信号干扰等问题。合理安排现场影像采集，兼顾主会场和分会场、特写与全景、会场镜头和演示文稿内容，紧跟会议进程做好切换。密切关注音响设备，如遇会场产生回音、啸叫等情况，应迅速采取措施，调节音响设备或替换话筒。如会议涉及分会场发言，前一项议程进行中就需要连线提醒发言的分会场，提前把关画面，协同视频会议控制中心监听麦克风状态，同时保持电话在线状态，确保随时协同调整设备，待发言状态稳定后再挂断电话。
风险防控要“细”。冷静应对并有效处理突发状况，对于保持视频会议的连续性和稳定性至关重要。要提前分析研判、采取防范措施，完善火灾应急疏散、设备断电故障等突发性事件紧急处置预案，加强对安全疏散通道、重点部位的安全检查，采取双回路供电、移动应急供电、双机热备份、会议室“一主一备”等应急措施，提升安全管理和应对水平。视频会议通过网络传输，可能存在泄密等安全风险，要严格人员访问权限，加强人员保密管理，强化视频会议信息保护和隔离，加强软硬件设备防护，保证视频会议系统安全稳定运行。
复盘总结要求“实”
视频会议结束后，要直面问题、及时复盘，实事求是总结经验、优化提升。一般可从问题、应对、机制三个维度总结复盘。
查找问题要“实”。梳理会议出现的新情况新问题，原因有哪些，哪些是客观原因，哪些是主观原因。
应对复盘要“实”。在准确记录突发事件处置过程的基础上，认真分析问题出现后，现场采取了哪些办法，效果是否经得起检验，是否还有更好的应对办法。
机制完善要“实”。立足类似情况举一反三，全面剖析方案是否完全落地，全流程控制是否出现缺项缺位，完善现有工作预案和机制。
（作者：广东省委办公厅会务处）
来源：《秘书工作》2024年第5期
